Hành Chánh Trong GÐPT
Tài Liệu Huấn Luyện Huynh Trưởng Cấp I A Dục
Miền Thiện Minh - Hoa Kỳ

I. Ðầu Ðề:

Một số trong chúng ta vẫn thường quan niệm rằng: Gia Ðình Phật Tử là một tổ chức giáo dục xây dựng trên nền tảng Phật Giáo. Nếu đã là tổ chức giáo dục thì "Giáo Dục" là vấn đề chính, vấn đề căn bản, còn quản trị hành chánh chỉ là vấn đề phụ thuộc, vấn đề thứ yếu nên dễ bị lãng quên, hay có áp dụng thì chỉ áp dụng cho có lệ mà thôi.

Thực ra, các hoạt động về tu học thuộc mặt động, hành chánh thuộc về mặt tỉnh và chúng cần phải được thực hiện ngang nhau. Bởi vì hành chánh trong Gia Ðình Phật Tử cũng đóng vai trò giáo dục đó là sự kiên nhẫn, chịu khó và trật tự.

Vì vậy, hành chánh phải được thi hành từ đơn vị hạ tầng là Ðội, Chúng lên đến cấp cao nhất là Ban Hướng Dẫn Trung Ương, mà tầm quan trọng và sự cần thiết như nhau, chỉ khác nhau ở phạm vi rộng hay hẹp mà thôi.

II. Phân Loại:

Nói đến hành chánh là nói đến văn kiện, mỗi loại văn kiện có một đặc tính riêng, có lối bố cục và trình bày dành riêng cho cấp trên, có những loại văn thư để cấp dưới dùng, cũng có loại dùng chung cho mọi cấp.

Trong sự đơn giản hóa và sự cần thiết tối đa, các loại văn kiện mà trong Gia Ðình Phật Tử chúng ta thường dùng là:

Các Văn Thư Hành Chánh và Biến Thể:

- Văn thư thông thường

- Thông tư

- Phiếu thông tin

- Ðiện tín

Các Văn Kiện Có Tính Cách Lập Quy:

- Quyết định

- Ủy nhiệm thư

Các Văn Kiện Có Tính Cách Trình Bày:

- Báo cáo

- Tờ trình

- Biên bản

Các Văn Kiện Ðể Chuyển Ðạt:

- Phiếu gởi

- Sao lại bản chánh

- Phiếu giải đáp

- Phiếu giải thích

Các Văn Kiện Khác:

- Bảng kê

- Giấy chứng nhận

- Giấy giới thiệu

- Diễn văn

- Ðáp từ

II. Kết Luận:

Với sự quản trị hành chánh tuy rằng đơn giản nhưng đầy đủ và thường xuyên, chúng ta sẽ tránh được rất nhiều khó khăn, mà bất cứ tổ chức nào được gọi là tổ chức có quy cũ đều phải có.

Văn Thư Hành Chánh và Biến Thể

1. Văn Thư Thông Thường:

A. Ðặc Tính: Văn thư thông thường là một loại văn thư để giao thiệp trong hầu hết vấn đề giữa mọi cấp hay với các đoàn thể khác.

B. Yếu Tố Một Văn Thư:

a. Văn thư phải có mục tiêu nhất định.

b. Mục tiêu phải rõ ràng.

c. Hợp tình, hợp lý.

C. Bố Cục Một Văn Thư: Có 4 phần là tiền đề, thượng đề, thân đề và hậu đề.

a. Tiền Ðề: Có 3 phần là tiêu đề, số văn thư và niêm hiệu, địa điểm và thời gian.

i. Tiêu Ðề: Nêu ra cho mọi người đều biết đó là đơn vị phát xuất ra văn thư.

ii. Số Văn Thư và Niêm Hiệu:

* Số Văn Thư: Ghi dưới tiêu đề, theo số văn thư liên tục các văn thư gửi đi.

- Mỗi niên độ (nhiệm kỳ) với Ban Hướng Dẫn Trung Ương hoặc Ban Hướng Dẫn Miền, bắt đầu từ đầu nhiệm kỳ đến cuối nhiệm kỳ.

- Mỗi năm, từ cấp gia đình trở xuống (bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 mỗi năm.)

* Niêm Hiệu: Có 2 phần là phần đầu chỉ cấp Gia Ðình Phật Tử, phần sau chỉ lãnh vực (giới chức ký văn thư). Phần niêm hiệu viết tắt.

iii. Ðịa Ðiểm và Thời Gian: Ghi về phía tay phải của tiêu đề, tùy theo nơi gởi và ngày gởi.

b. Thượng Ðề: Có 3 phần là người gởi và người nhận, trích yếu, và tham chiếu.

i. Người Gởi: Không ghi tên họ cá nhân mà ghi chức vụ, vì cá nhân ấy nhân danh tổ chức. (Khi viết một văn thư gởi trong nội bộ thì chữ Gia Ðình Phật Tử có thể viết tắt, nhưng với các văn thư đối ngoại thì phải ghi toàn chữ.)

Người Nhận: Nếu gởi cho một tổ chức thì đề chức vụ. Nếu gởi cho cá nhân thì đề tên và địa chỉ.

ii. Trích Yếu: Ghi rõ mục tiêu của văn thư, nội dung nói về vấn đề gì. Chỉ cần đọc ở mục trích yếu, người ta có thể biết được mục tiêu của văn thư, không cần phải đọc hết bản văn. Phần trích yếu cần phải được ghi tóm tắt, gọn gàng, không cần đúng văn phạm. Người ta có thói quen dùng hai chấm (:) sau trích yếu kèm thêm chữ v/v (về việc). Phần trích yếu rất cần thiết cho một văn thư.

iii. Tham Chiếu: Có mục đích ghi tất cả các văn kiện có liên quan đến nội dung văn thư gởi đi. Phần này cũng khá cần thiết vì để người nhận dễ dàng tìm lại nội dung các văn kiện cần nghiên cứu. Nếu văn thư không liên quan đến một văn kiện nào thì phần tham chiếu không cần thiết nữa.

c. Thân Ðề: Cũng được gọi là chính đề vì đây là phần chính yếu, phần nội dung của văn thư, thực sự muốn đề cập đến vấn đề muốn nói. Như một bài luận, thân đề cũng có 3 phần là khai thư, thân thư, và kết thư.

i. Khai Thư: Thường chỉ có một câu thưa và mở đầu là sự giới thiệu hay nhắc lại vấn đề sẽ đề cập đến một cách đầy đủ chi tiết ở thân thư.

ii. Thân Thư: Thân thư là phần quan trọng hơn hết. Trước tiên văn thư cần rõ ràng, gọn ghẽ và đầy đủ. Câu văn diễn tả mạch lạc, không văn hoa, bóng bẫy để người đọc hiểu một cách chính xác. Văn thư cần lễ độ và trang trọng, không khách sáo, màu mè, tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ cộc cằn, thô lỗ.

iii. Kết Thư: Ðây là phần kết thúc, cần được ngắn gọn, viết theo phương thức xã giao, lịch sự hay khuyến khích không thể bỏ được, nhất là về phương diện tôn giáo, đạo đức không thể bỏ được.

d. Hậu Ðề: Phần chấm dứt một văn thư gồm có ký tên, đóng dấu, đính kèm, bản sao.

i. Ký Tên: Một văn thư mà không có chữ ký của người gởi là vô giá trị. Dưới chữ ký là Pháp Danh và tên.

- Khi chính người gởi ký tên thì khỏi ghi lại chức vụ trên chữ ký.

- Khi Phó Trưởng Ban, đại diện Miền ký thay Trưởng Ban, Liên Ðoàn Trưởng ký thay Gia Trưởng thì dùng TUN (Thừa Ủy Nhiệm).

- Khi Tổng Thư Ký ký thay Trưởng Ban thì dùng KT (ký thay).

- Khi các Ủy Viên ký thay (được xem như có sự ủy nhiệm một cách đương nhiên căn cứ vào chức vụ và phần hành) thì dùng TL (Thừa Lệnh).

- Q. (quyền), XLTV (Xử Lý Thường Vụ): Khi vị Trưởng Chức vì một lý do đặc biệt vắng mặt lâu ngày.

* Ghi Chú: Có những văn kiện mà vị Trưởng Chức không thể để ký thay vì trách nhiệm.

ii. Ðóng Dấu: Áp dấu về phía trái chữ ký và đè lên chữ ký một chút là được.

iii. Ðính Kèm: Các văn kiện đính kèm với văn thư để làm sáng tỏ nội dung hay để bổ túc văn thư.

iv. Bản Sao: "Bản Sao Gởi" hay "Bản Sao Kính Gởi", tùy trường hợp và tùy nơi nhận mà dùng "Ðể Kính Tường", "Ðể Kính Trình", "Ðể Kính Tường Trình", "Ðể Kính Thẩm Tường và Thẩm Ðịnh", "Ðể Tùy Nghi", "Ðể Thi Hành", "Ðể Phổ Biến". Phần này được ghi ở phía trái cuối thư.

(Xem mẫu văn thư ở phần phụ lục.)

2. Thông Tư:

Vì thông tư có tính cách quan trọng hơn văn thư, nên chỉ có cấp trên dùng để gởi cho cấp dưới. Thông tư thường để truyền đạt một mệnh lệnh, phổ biến một đường lối hoạt động, giải thích các văn kiện lập quy, ấn định các nguyên tắc, hoặc chỉ thị thi hành một vấn đề đặc biệt quan trọng.

A. Bố cục của một thông tư khác với một văn thư thường:

a. Yếu tố, địa điểm, thời gian và chức vụ người gởi để ở phần hậu đề.

b. Hai chữ thông tư ở giữa trang phía trên.

c. Phía cuối góc trái ghi nơi nhận.

d. Thông tư là một bản văn mang tính chất mệnh lệnh cho nhiều cấp dưới thi hành nên lối hành văn cần trang trọng, uy nghi, rõ ràng và chính xác để cấp dưới thi hành một cách nghiêm chỉnh.

e. Thông tư không có câu thưa, câu chào hoặc các câu xã giao.

(Xem mẫu thông tư ở phần phụ lục.)

3. Phiếu Thông Tin:

Ðược xử dụng thay văn thư có tính cách gọn gàng hơn, dùng trong nội bộ để điều hành các việc thông thường, có tính cách "Khẩn".

Vì đây là một văn thư giảnlược nên cấp dưới không thể dùng để gởi cấp trên, ngoại trừ trường hợp "Sao Ðể Trình Việc."

Như danh từ đã ấn định, phiếu thông tin chỉ xử dụng trong phạm vi thông tin không thể xử dụng một cách bừa bãi vô ý thức.

Lối hành văn trong phiếu thông tin thật gọn gàng, câu văn không cần trau chuốt, chỉ cần rõ ràng là được. Có thể nói đây là một bản điện tín mở rộng.

(Xem mẫu phiếu thông tin ở phần phụ lục.)

4. Ðiện Tín:

Ðiện tín dùng trong trường hợp "Khẩn Cấp" đối với một cấp ở xa. Vì điện tín tính tiền từng chữ, nên cần gọn gàng, đơn giản, dễ hiểu.

Văn Kiện Lập Quy

1. Quyết Ðịnh:

A. Ðặc Tính: Quyết định do cấp trên xử dụng để ban hành những quyết định quan trọng, có tính cách pháp lý và hành chánh. Quyết định có giá trị phổ biến và giá trị lập quy.

B. Bố Cục: Bố cục một quyết định gồm có 7 phần là tiêu đề, phân tách, thượng đề, thân đề, địa điểm và thời gian, ký tên và đóng dấu, phổ biến.

a. Tiêu Ðề: Như văn thư thông thường, nhưng không ghi số. Quyết định nên có số riêng vì tính cách quan trọng. Không những có số riêng mà còn nên xếp một hồ sơ riêng vì là văn kiện căn bản.

b. Phân Tách: Gồm có số của quyết định, niêm hiệu, thời gian, và phần chủ yếu của quyết định (như trích yếu). Phần này ghi ở phía bên phải của văn kiện.

c. Thượng Ðề: Gồm có trưởng chức ban hành và tham chiếu những bản văn để lập quyết định. (Phần tham chiếu được xếp theo mức quan trọng và giá trị của bản văn được tham chiếu.)

d. Thân Ðề: Bắt đầu bằng hai chữ "Quyết Ðịnh" ở giữa trang, kế tiếp là những điều khoản. Có những quyết định chỉ một điều thì ghi "Ðiều độc nhất." Nếu có nhiều điều khoản thì ghi rõ thứ tự các điều khoản "Ðiều 1.., Ðiều 2"... Ðiều cuối cùng là điều khoản kết thúc, ghi rõ những giới chức có nhiệm vụ thi hành.

e. Ðịa Ðiểm và Thời Gian: Như phần văn thư thông thường.

f. Ký Tên và Ðóng Dấu: Như phần văn thư thông thường.

g. Phổ Biến: Tức là nơi nhận. Ghi về gốc trái của cuối quyết định.

* Ghi Chú: Có những quyết định mà trưởng ban chỉ ký một bản. Tổng thư ký ký các bản khác để phổ biến, đó là bản phụ (Phó Bản). Về các đơn vị khi sao lại để phổ biến gọi là bản sao.

(Xem mẫu quyết định ở phần phụ lục.)

2. Ủy Nhiệm Thư:

Ủy nhiệm thư dùng trong trường hợp giao phó cho huynh trưởng thi hành một nhiệm vụ hay một công tác.

A. Ủy Nhiệm Thư Thành Lập Gia Ðình Phật Tử: Ủy nhiệm cho Gia Trưởng thành lập một Gia Ðình Phật Tử theo đơn xin, theo điều 14, chương thứ 4, Nội Quy Gia Ðình Phật Tử Việt Nam tại Hoa Kỳ.

B. Ủy Nhiệm Thư Thông Thường: Tât cả các cấp đều có thể dùng được. Ủy nhiệm thư có tính cách quan trọng vì người được giao phó có một trách nhiệm đặc biệt.

C. Bố Cục Một Ủy Nhiệm Thư:

a. Tiêu Ðề: Như phần văn thư thông thường.

b. Nhan Ðề: Ba chữ "Ủy Nhiệm Thư" ở giữa trang.

c. Thân Ðề:

- Giới chức ủy nhiệm

- Người được ủy nhiệm

- Công tác được ủy nhiệm

- Thời gian được ủy nhiệm

- Lời yêu cầu giúp đỡ

d. Hậu Ðề:

- Ðịa chỉ và thời gian

- Ký tên và đóng dấu

(Xem mẫu ủy nhiệm thư thông thường ở phần phụ lục.)

Văn Kiện Trình Bày

1. Báo Cáo:

Báo cáo dùng để cấp dưới trình lên cấp trên sự diễn tiến về sinh hoạt hay những việc bất thường đã xẫy ra.

A. Báo Cáo Ðịnh Kỳ: Trong khi chờ đợi mẫu báo cáo mới do Ban Hướng Dẫn Trung Ương ban hành. Hiện nay, các mẫu báo cáo của Ban Hướng Dẫn Trung Ương Gia Ðình Phật Tử Việt Nam vẫn còn hiệu lực để tạm thời áp dụng:

- Báo cáo cấp đoàn: Mẫu TU 006 ngày 5/12/1964

- Báo cáo cấp liên đoàn: Mẫu TU 007 ngày 5/12/1964

- Báo cáo cấp gia đình: Mẫu TU 008

(Xem mẫu báo cáo ở phần phụ lục.)

B. Báo Cáo Ðịnh Lệ: Ðược thiết lập khi thực hiện một công tác hay tổ chức một cuộc sinh hoạt có tính cách quan trọng và có định liệu trước như trại, du ngoạn, công tác xã hội, trại huấn luyện...

2. Tờ Trình:

Tờ trình là bản văn trình bày tỉ mỉ, một sự việc, một công tác. Có những tờ trình mà người lập phải ghi những nhận xét, những phán đoán, và cả những đề nghị.

Người lập tờ trình cần phải vô tư, trình bày vấn đề chính xác.

Khi tờ trình được thiết lập, thể theo sự đòi hỏi của cấp trên, thì gọi là "Phúc Trình".

3. Biên Bản:

A. Ðặc Tính: Biên bản dùng để ghi chép những sự việc xẫy ra về một việc gì đó trong một giới hạn về thời gian và không gian.

Ví dụ: Biên bản của một phiên họp, bàn giao, điều tra...

B. Bố Cục: Gồm có các phần chính sau đây:

a. Tiêu Ðề

b. Số thứ tự của biên bản

c. Nhan đề và Ðối Tượng: Biên bản phiên họp ha95c biên bản bàn giao...

d. Ðịa điểm và thời gian lập biên bản.

e. Thành phần tham dự

f. Chương trình nghị sự

g. Thảo luận và quyết định

h. Phần linh tinh

i. Kết Thúc: Thường ghi câu, "Sau khi không còn gì để thảo luận, phiên họp đã chấm dứt lúc...."

j. Ký tên: Phải có hai người ký mới có giá trị. (Chủ tọa ký ở phía phải bản văn; thư ký ở phía trái bản văn.)

C. Cách Ghi Biên Bản: Có 2 cách là phân tách và tổng hợp.

a. Phân Tách: Ghi lại đầy đủ chi tiết, nguyên văn những lời phát biểu, cử chỉ, thái độ... thứ tự của biên bản đúng như các sự kiện xẫy ra trong phiên họp. Biên bản ghi theo phương pháp phân tách chỉ xử dụng trong trường hợp quan trọng.

b. Tổng Hợp: Chỉ ghi những chi tiết cần thiết, điều thiết yếu là ghi kết quả của cuộc thảo luận, các đề nghị và quyết định của phiên họp.

Thư ký có thể xếp đặt lại cho bản văn được gọn gàng, mạch lạc, và dễ hiểu. Với những biên bản thường của Gia Ðình Phật Tử, nên dùng phương pháp tổng hợp.

Văn Kiện Chuyển Ðạt

1. Phiếu Gởi:

A. Ðặc Tính: Phiếu gởi còn gọi là phiếu chuyển, vì công dụng của nó là liệt kê những văn kiện gởi đi, kèm theo lời bị chú của người gởi đi.

B. Bố Cục:

a. Tiêu đề

b. Số và niêm hiệu

c. Nhan đề và người nhận

d. Liệt kê văn kiện

e. Số lượng

f. Bị chú

g. Ðịa điểm và thời gian

h. Ký tên và đóng dấu

Ghi Chú: Ở yếu tố d, sự liệt kê văn kiện cần ghi đầy đủ chi tiết bản văn.

(Xem mẫu phiếu gởi ở phần phụ lục.)

2. Sao Văn:

A. Ðặc Tính: Sao lại toàn bộ hay một phần bản văn khác để phổ biến.

B. Bố Cục:

a. Sao lại toàn phần hay một phần bản chính

b. Gạch một đườn gdài suốt chiều rộng

c. Tiêu đề, số và niêm hiệu

d. "Sao Kính Gởi" hay "Sao Gởi"

e. Chú thích (tùy trường hợp để ghi lời chú thích: "Ðể Kính Tường", "Ðể Thi Hành", "Ðể Phổ Biến"...)

f. Ðịa điểm và thời gian

g. Ký tên và đóng dấu (đa số tổng thư ký ký bản sao)

3. Phiếu Giải Ðáp:

A. Ðặc Tính: Phiếu giải đáp dùng để hỏi lại những chi tiết còn thắc mắc của một văn kiện do cấp trên phổ biến.

B. Bố Cục:

a. Tiêu đề

b. Nhan Ðề: "Phiếu Giải Ðáp"

c. Trang giấy chia 2 phần: phần hỏi và phần đáp

d. Ðịa điểm, thời gian, ký tên và đóng dấu

e. Nơi nhận (phía trái)

(Xem mẫu phiếu giải đáp ở phần phụ lục.)

4. Phiếu Giải Thích:

Phiếu giải thích dùng để trình bày ý kiến hay giải thích lý do khi đệ ký một văn thư quan trọng... Phiếu giải thích dùng trong trường hợp nội bộ một cấp, hoặc cấp dưới trình bày lên cấp trên.

Các Văn Kiện Khác

1. Bản Kê:

A. Ðặc Tính: Dùng để trình bày sự kiện cho gọn, dễ đọc, có thứ tự.

B. Bố Cục:

a. Tiêu đề

b. Nhan Ðề: Bảng Kê

c. Tham chiếu

d. Phân chia các cột

e. Ðịa điểm và thời gian

f. Ký tên và đóng dấu

g. Nơi nhận

*Ghi Chú: Yếu tố d, tùy theo chi tiết của sự kê khai mà phân chia các cột cho đầy đủ.

(Xem mẫu bảng kê ở phần phụ lục.)

2. Giấy Giới Thiệu - Chứng Nhận:

A. Ðặc Tính:

- Giấy giới thiệu là một bản văn dùng để giơí thiệu một huynh truởng hay một đoàn sinh để đảm nhận một công tác, hay một lý do khác như di chuyển...

- Giấy chứng nhận là một bản văn dùng để xác nhận một tình trạng, một trường hợp để xuất trình khi cần đến.

B. Bố Cục:

a. Tiêu đề

b. Nhan Ðề: "Giấy Giới Thiệu" hay "Giấy Chứng Nhận"

c. Chức vụ người chứng nhận hay giới thiệu

d. Thân Ðề:

- Lý lịch người được giới thiệu hay chứng nhận.

- Mục tiêu cấp giấy giới thiệu hay chứng nhận.

e. Ðịa điểm và thời gian

f. Ký tên và đóng dấu

g. Nơi nhận

(Xem mẫu giấy giới thiệu ở phần phụ lục.)